Los títulos de los documentos que aparecen entre corchetes son atribuidos. En diversas ocasiones nos encontramos con documentos que no tienen título o, en el caso de los manuscritos, estos no se corresponden con el título con el que se ha publicado el texto, suponiendo que este no sea inédito. En estos casos, una vez que el texto está identificado, se coloca el título entre corchetes y más abajo, en la descripción pormenorizada del documento se señala como empieza o el título con el que aparece. En el caso de la Correspondencia, ésta se identifica a través del receptor de la misma, colocando en primer lugar la preposición A, seguida del apellido y separado con una coma, el nombre. En el caso de que esta correspondencia haya sido publicada, se señala en el campo Observaciones.

En este campo de descripción se incluye a las personas o entidades responsables principales del contenido intelectual o artístico del recurso. Por lo tanto es un concepto que, en la mayoría de las ocasiones, coincide con la autoría del documento, si bien, también responde a otras categorías a parte de la creación original, como la traducción, las versiones o la compilación.
Siguiendo la Norma de Descripción Multinivel (2006), este campo corresponde a la descripción del documento simple (nivel 9), sin ser aplicable a las categorías anteriores de descripción, como las series documentales, por ejemplo.
Las menciones de responsabilidad que aparezcan claramente como tales en la fuente principal de información se transcribirán, con las excepciones previstas en la normativa anteriormente citada. Se aplicará en los casos de obras de carácter literario, científico, divulgativo, artístico, proyectos de arquitectura e ingeniería o equivalentes.
No se entenderá como mención de responsabilidad la autoría del documento o la firma del responsable, cuando éste sea una autoridad del organismo que actúa en el ejercicio de sus funciones, por lo tanto, en ocasiones aparecerá el nombre de la institución a la que representa.
Una vez identificada la mención de responsabilidad, esta pasará a estar integrada dentro de la lista desplegable de menciones, inserta en las consultas, creada a modo de registro de autoridades. De este modo se intenta no duplicar las personas aludidas, aunque éstas aparezcan de forma diferente, dependiendo del fondo documental donde se encuentre la unidad descrita.

Aun sin figurar claramente en la fuente principal de información, la mención de responsabilidad puede ser reconocida. Los casos más frecuentes son a través de la identificación de la rúbrica o firma del documento, a través de las anotaciones realizadas por un tercero —coincidiendo éste, en la mayoría de las ocasiones, con los productores del fondo documental o sus herederos—, o por la publicación de un texto y por lo tanto reconocimiento de la autoría del mismo. En ese caso, la mención de responsabilidad será atribuida y aparecerá representada en la ficha del documento entre corchetes ([]).
Si usted cree que puede aportar algún dato de interés, o que la información publicada es errónea, puede hacérnoslo saber a través del correo electrónico archivo@fundacionjorgeguillen.com.

La tipología documental está asociada directamente al cuadro de clasificación empleado para la catalogación de los fondos en SERIES. Este es el esquema general diseñado por el personal de la Fundación Jorge Guillén:

    1. DOCUMENTOS LITERARIOS
        1.1 Documentos literarios de creación – MANUSCRITOS
            1.1.1 Poesía
            1.1.2 Teatro
            1.1.3 Novela
            1.1.4 Novela corta y cuento
            1.1.5 Ensayo
        1.2 Derivados del desarrollo de una actividad profesional
            1.2.1 Conferencias
            1.2.2 Discursos
            1.2.3 Traducciones
            1.2.4 Prólogos, Introducciones o Epílogos
            1.2.5 Artículos de opinión, Críticas o Reseñas
            1.2.6 Entrevistas
            1.2.7 Dossier de prensa
            1.2.8 Tesis o trabajos de investigación
            1.2.9 Apuntes
            1.2.10 Notas sobre...
            1.2.11 Otros documentos literarios
    2. DOCUMENTACIÓN PERSONAL
        2.1 Correspondencia
            2.1.1 Carta
            2.1.2 Tarjeta postal
            2.1.3 Telegrama
            2.1.4 Fax
            2.1.5 Felicitaciones
            2.1.6 Invitaciones
            2.1.7 Tarjetas de visita
            2.1.8 Saludas
        2.2 Otra documentación personal
            2.2.1 Acreditaciones personales
            2.2.2 Diplomas, Títulos y Premios
            2.2.3 Agendas personales y de teléfono
            2.2.4 Documentos bancarios
            2.2.5 Fotografías
            2.2.6 Dibujos, grabados o collage
            2.2.7 Otros documentos personales
    3. Otro tipo de material...

Cada tipología documental tiene asociados unos campos concretos. Así en los Manuscritos encontrarán un campo en el que se especifica el estado de publicación del documento, en el caso de que se tenga constancia del mismo y una tipología documental 2, en el que se señala si el documento es borrador, variante o versión definitiva respecto al texto publicado que se ha tomado como referencia y que se señala en cada descripción de fondo.
Cuando se realiza una búsqueda por tipología documental, se abren una serie de menús desplegables, donde el usuario puede seleccionar la categoría que le interesa consultar, hasta el nivel que él mismo determine. Cuando no se selecciona ninguna tipología, no se realizar restricciones y aparecerán todas ellas.

En el caso de la correspondencia, se emplean las fechas extremas de los documentos datados del remitente. Por otra parte, se tiene en cuenta el contenido de las cartas, si existen alusiones a acontecimientos de los que conozcamos la fecha. En cuanto a los manuscritos, cuando desconocemos la fecha, empleamos las fechas extremas de las publicaciones conocidas. Si usted cree que puede aportar algún dato de interés, o que la información publicada es errónea, puede hacérnoslo saber a través del correo electrónico archivo@fundacionjorgeguillen.com.